Página do Projecto RCAAP (Repositório Científico de Acesso Aberto de Portugal)

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Gerir um Repositório - gerir Repositório / Revista | RCAAP - Repositórios Científicos de Acesso Aberto de Portugal

Como gerir um repositório

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A gestão de um repositório requer todos os conhecimentos habituais na gestão de serviços eletrónicos, sendo ainda necessárias competências específicas relacionadas com a tipologia de informação e a sua integração nas instituições.

A importância que a instituição atribui ao seu repositório é essencial para definir estratégias e as melhores opções de gestão.

É antes de mais importante divulgar o serviço junto da comunidade de utilizadores que contribuem para popular o repositório. Esta comunidade deve ter informação relativa à utilização do repositório, tanto em termos técnicos, como no que se refere às implicações jurídicas dessa utilização.

A formação aliada a uma boa comunicação são pilares essenciais para aumentar o número de depositantes e, potencialmente, de registos, bem como o de utilizadores do sistema.

Para o aumento de tráfego do repositório pode contribuir em muito a sua integração com outros sistemas agregadores, como o Portal RCAAP. Confirme sempre que o documento é descarregado diretamente do seu repositório.

É importante registar o repositório em diretórios internacionais para divulgar a sua existência e permitir a integração em futuros projetos.

Do ponto de vista da gestão operacional do repositório, é importante definir uma estrutura do repositório (comunidades, sub-comunidades e coleções) que seja facilmente identificada pelos depositantes e que esteja de acordo com a forma de gestão de utilizadores e respetivas permissões de depósito.

A estrutura de um repositório corresponde, na maior parte dos casos, à estrutura orgânica da instituição, mas é possível adotar uma estrutura diferente, nomeadamente por áreas do conhecimento. Ao nível das coleções das comunidades, é usual adotar-se uma estrutura por tipologia de documentos de forma a poderem obter-se rapidamente indicadores para os relatórios de atividade científica.

A gestão de utilizadores deve ser efetuada sempre que possível através de grupos e não ao nível do utilizador individual. Por exemplo, criar um grupo de depositantes para a coleção “A” em vez de lhe associar o utilizador “X”. Isto permite que caso o utilizador “X” deixe de ter permissões, baste alterar apenas uma única vez no grupo de depositantes, em vez de substituir o utilizador “X” em cada local onde tem permissões. Consulte os módulos de formação para mais informação.

Tendo em conta a especificidade dos aspetos relacionados com a gestão de repositórios, o projeto RCAAP disponibiliza um conjunto de informação de apoio à utilização da plataforma DSpace através das FAQ’s, Módulos de Auto-Formação, e documentação de apoio.

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